Općenito

Rad s dokumentima – općenito

Umjesto ogromnih knjiga, omogućite si eleganciju rada s dokumentima. Digitalizacija, klasificiranje, te trenutno višestruko pretraživanje neovisno o količini zapisa.

Pregled svih dokumenata, partnera, dostavne knjige, omogućeno je na jednostavan način, a sve u svrhu lakšeg praćenja dokumentacije bez obzira da li se radi o proračunskim korisnicima ili privatnim poslovnim subjektima.

Cirkulacija dokumenata

Za svaki dokument moguće je evidentirati njegovu cirkulaciju unutar ustanove odnosno povezati s razmjenom dokumenata između osoba koje su ga preuzele/vratile, zadužile/razdužile.

Moguće je evidentirati tko, kada, gdje, koliko dugo i zašto drži dokument, te kada je dokument vraćen.

Arhiviranje dokumenata

Arhiviranjem jednog dokumenta unutar predmeta arhivira se cijeli predmet sa svim dokumetima unutar njega.

Arhiviranje se izvodi nakon Å¡to se u predmet zavede zadnji dokument za taj predmet.

Digitalizacija dokumenata

Omogućeno je dodjeljivanje jedne ili viÅ¡e datoteka (dokumenata u elektronskom obliku .pdf, .doc,…) stavci knjige urudžbenog zapisnika. Iz stavke je omogućeno otvaranje pripadajuće datoteke, otvaranje mape gdje se datoteka nalazi, te brisanje veze izmeÄ‘u stavke i datoteke.

Knjiga ulazne i izlazne pošte

Knjiga ulazne i izlazne pošte nudi unos i evidenciju dokumentacije koja ne podliježe urudžbiranju.

Svaku stavku moguće je povezati s partnerom, odabrati datum primitka ili otpreme, evidentirati poštarine, te dodatne brojeve i napomene ukoliko je potrebno.

Klase, podklase i dosjei

Za klijente koji žele dodatno rasporediti i kategorizirati svoje dokumente, kreiran je modul kategorizacije, te prema planu klasifikacije, svaki korisnik kreira vlastite dosjee u koje smješta dokumente. Moguće je voditi primljene ili poslane dokumente, kategorizirati ih, otvarati dosje, te se sva daljnja vezana korespondencija čuva na jednom mjestu.

Dostavna knjiga

Dostavna knjiga pruža mogućnost evidencije internog preuzimanja dokumenata s potpisima djelatnika. Podatke je u dostavnu knjigu moguće upisivati u željenom broju kopija, te se iz njih automatski kreira aktivna lista dostavne knjige za ispis. Nakon ispisa, podatke je moguće ukloniti iz aktivne liste, a svi ispisani i neispisani dokumenti nalaze se u katalogu dostavne knjige.

Korisnička prava

Korisnička prava dodjeljuju se korisnicima na nivou organizacijskih jedinica i predmeta.

Postoji više razina korisničkih prava ovisno o ulozi korisnika unutar tvrtke ili ustanove.

Korisnik s najmanje prava

• Mogućnost pregleda i dodavanja dokumenata samo unutar predmeta koji se nalaze u organizacijskoj jedinici kojoj pripada prijavljen korisnik
• Ostale predmete ne vidi niti ih može mijenjati

Korisnik s dodatnim pravima

• Mogućnost rada s nedodijeljenim predmetima organizacijskih jedinica, pregledavanje svih predmeta ali ne i mijenjanje, te mogućnost rada s dostavnom knjigom

Administrator

• Korisnik s maksimalnim pravima, kojemu su omogućene sve funkcije

Knjiga urudžbenog zapisnika

Zaista nije problem evidentirati dokumente u papirnati oblik urudžbene knjige. Možda je moguće reći i da je jednostavnije nego korištenje aplikacije za istu stvar, međutim, pravi problem se pojavljuje kod traženja pojedinog dokumenta.

Knjiga urudžbenog zapisnika nudi brzo i efikasno rješenje za evidentiranje vaše cjelokupne poslovne dokumentacije.

Raspored i sastanci

Zbog dinamičnosti poslovanja često se događaju propusti prilikom organizacije radnog dana.

Korištenjem aplikacije omogućeno je kreiranje i zakazivanje termina obaveza, s podsjetnicima, kako niti u jednom trenutku korisnik ne bi zaboravio ili propustio zakazani termin ili obvezu.